Ključna je predanost, ki ji mora slediti profesionalnost
Vloga kongresnih uradov v JV Evropi
December 8, 2010
2010, Članki, Kongresni članki, St. 5/2010 (IV.)
Današnja vloga kongresnega urada za neko mesto ali regijo je popolnoma drugačna, kot je bila v preteklosti. Te razlike so posledica sprememb na globalni ravni. Danes so kongresni uradi del kongresne industrije, ki v širšem smislu pripada industriji znanja.
Kongresni uradi morajo biti danes in v prihodnosti stična točka za stranke, naročnike ter izvajalce, poskrbeti morajo tudi, da imajo podporo ponudnikov storitev v tej regiji ali mestu. Kongresni urad mora biti stičišče za destinacijo, a le če deluje profesionalno in ga sprejemajo tako ponudniki kot tudi naročniki. Do težav pride pri članstvu v takih uradih, saj se dogajajo konflikti med usklajevanjem potreb strank in želj članov. V vsakem primeru pa je ključno, da kongresni urad izboljša poslovanje destinacije.
Ne smemo pa pozabiti, da destinacija potrjuje močno znamko, čeprav so turistični aspekti destinacije za delegate manj pomembni.
Kongresni uradi pomagajo pri promociji univerz in raziskovanja, podpirajo predstavnike mednarodnih mrež z univerz, raziskovalnih inštitutov ipd. ali pa jim pomagajo vzpostaviti nove mreže, kar bi moralo veljati tudi za JV Evropo. Tudi znanje, generirano na neki destinaciji ali v regiji, lahko postane izvozni »izdelek«, izvoz znanja pa je v industriji srečanj precej pogost.
Tako se morajo kongresni uradi zavedati tega aspekta svojega delovanja in morajo prepričati lokalne predstavnike, da povečujejo vlaganja v znanje in raziskave. Srečanja in kongresi so odlična priložnost za povezovanje na regionalni, evropski in mednarodni ravni z namenom spodbujanja globalnega raziskovanja ter znanja.
Da kongresni uradi spoznajo, kdo so posamezniki pri univerzah ali združenjih, ki se mednarodno povezujejo, morajo izvesti kar nekaj raziskav. Omenjena združenja lahko identificirajo kot potencialne gostitelje evropskih ali mednarodnih srečanj. Ko jih kongresni urad identificira, jih mora prepričati, da se odločijo nastopiti kot gostitelj nekega srečanja, če predvidevamo, da je infrastruktura destinacije primerna za tak dogodek. Ključno je, da jih kongresni urad vodi skozi ta proces. Včasih traja od 10 do 12 let, preden se neki dogodek dejansko odvije na tej lokaciji. Kongresni urad pa mora te posameznike spremljati skozi celoten proces.
To pa predstavi še en aspekt dela kongresnega urada – stabilnost in trajnost.
A če se ozremo po Evropi, ne vidimo mnogo uradov, kjer ključni zaposleni ostanejo na svojih mestih deset let in več. Za uspeh kongresnega urada in uspešno predstavljanje destinacije pa je najpomembneje, da delovno okolje dovoljuje dolgoletno sodelovanje zaposlenih. Ne gre samo za primerno plačilo. Gre predvsem za politiko okolja, ki mora uradu omogočiti, da deluje neodvisno in se lahko nemoteno osredotoča na svoj edini cilj: povečanje števila kongresov in drugih dogodkov na destinaciji. Strankam je odnos z destinacijo ključnega pomena in ne more temeljiti na zaposlenih, ki se menjajo vsaka tri leta. To je ključna razlika med zelo uspešnimi in manj uspešnimi kongresnimi uradi po Evropi.
V JV Evropi je velikokrat za celotno industrijo srečanj v regiji ali mestu odgovorna ena sama oseba. Vendar pa lahko ta posameznik z jasnimi cilji in zadolžitvami za destinacijo naredi veliko, če predpostavimo, da je tudi s kongresno infrastrukturo vse v najlepšem redu.
Obstaja pa priložnost, da se celotna regija bolj uveljavi v svetu srečanj združenj in vladnih srečanj, vendar moramo pri tem upoštevati raven storitev in infrastrukture.
Nikoli pa ne pozabimo: vsaka destinacija ni primerna za industrijo srečanj. Če se zanjo že odločimo, moramo imeti podporo vseh segmentov industrije. Če te nimamo, je bolje, da se temu segmentu trga odrečemo, saj v nasprotnem primeru škodujemo destinaciji sami in tudi potencialnim strankam.
Ključna je predanost, ki ji mora slediti profesionalnost.
Christian Mutschlechner
Partners
Media partners
