Zelena srečanja okrepijo ugled podjetja
So zelena srečanja prihodnost srečanj?
December 8, 2010
2010, Članki, Kongresni članki, St. 5/2010 (IV.)
Z veseljem bi mislila tako! Pot naše industrije proti zelenim srečanjem se je šele začela – če smo odkriti – šele v zadnjih nekaj letih, vendar pa vidim vedno več primerov, ki nakazujejo, da se industrija premika v tej smeri. Preden se oddaljimo od bistva, najprej določimo, kaj sploh so zelena srečanja. Green Meeting Industry Council definira zelena srečanja kot: »srečanja ali dogodke, ki vključujejo skrb za okolje skozi vse faze organizacije srečanja, da bi zmanjšali negativen vpliv srečanja na okolje«. Sama predlagam razširjeno definicijo, ki vključuje tudi gospodarske in socialne elemente. Čeprav nekaterim zelenim srečanjem raje rečejo trajnostna srečanja, pa je zame, če jasno določimo, kaj takšna srečanja vsebujejo, izraz, ki ga uporabimo, manj pomemben.
Razlogi, da se organizacije poslužujejo zelenih srečanj, so različni. Vendar je osnovno vodilo zelenih srečanj, da so poslovno smiselna. Že v svoji osnovi so učinkovitejša in tudi stroškovno ugodnejša. Zelena srečanja lahko organizacijam pomagajo omiliti tveganje, izboljšati ugled, povečati zadovoljstvo vseh vpletenih in se proaktivno pripraviti na prihodnje standarde. Zmanjšanje tveganja povečuje konkurenčnost. Zeleno srečanje lahko na primer dokaže, da je organizator sposoben izvesti najmodernejše sestanke in hkrati zmanjšati stroške. Podpora ugledu korporacije vsekakor poveča organizatorjev marketinški potencial. Nekateri ponudniki zelenih srečanj so povečali svoj tržni delež.
Tudi tveganje lahko povezujemo z ohranjanjem imidža podjetja. Če je direktor nekega podjetja pripravil govor, ki razglaša zavezanost zmanjšanju vpliva na okolje, hkrati pa dogodek ni bil organiziran po zelenih načelih, lahko podjetje kmalu začne izgubljati ugled. Zelena srečanja lahko okrepijo ugled podjetja, saj dokazujejo, da podjetje dejansko izvaja svoje strategije trajnostnega razvoja. Za primer vzemimo isti govor istega direktorja, ki pa vključuje specifične primere korakov, ki so bili narejeni za zmanjšanje ogljikovega odtisa dogodka. V tem primeru je ugled podjetja izboljšan in ne ogrožen.
Konec je dni, ko so organizacije svoje zaposlene pošiljale na srečanja, ker pač že od nekdaj tja pošiljale svoje predstavnike. Omejitve proračunov in ocena vrednosti vsakega srečanja bodo nadalje vplivala na nove opredelitve srečanj v industriji. Praksa zelenih srečanj podpira zadovoljstvo udeležencev s ponudbo dodane vrednosti skozi nove virtualne izkušnje in večjo prilagodljivost pri dolžini potovanj, saj se srečanja približujejo lokacijam, kjer je njihovo osrednje občinstvo, in tako zmanjšajo vpliv potovanj na okolje. Tradicionalno zelena srečanja prispevajo tudi na področju zdravja in dobrega počutja udeležencev, tako da jim ponudijo organsko, lokalno in zdravo hrano. Mnogo udeležencev potrdi, da so veseli zelenih iniciativ srečanja, saj se skladajo z njihovimi lastnimi vrednotami o trajnosti.
Nenehne inovacije na področju tehnologije so ustvarile hibridna srečanja, ki integrirajo virtualne in fizične izkušnje. Hibridna srečanja zmanjšajo potrebo po potovanjih in ponujajo več možnosti za sodelovanje – torej zmanjšajo ogljikov odtis potovanja ter hkrati ponujajo več možnosti povezovanja in dostopanja do vsebin srečanja.
Da bi omilili vplive na okolje, se bo v prihodnosti število lokalnih, regionalnih, nacionalnih in mednarodnih uredb povečalo. V industriji srečanj so na poti trije ključni projekti, ki bodo vplivali na naše poglede na zelena srečanja in uvedli nove politike ter prakse. Prvi je projekt, pri katerem sodelujem že tri leta in mi je zelo pri srcu – to je standard okoljsko odgovornih srečanj APEX/ASTM. Standard so navdihnili Ameriška agencija za varovanje okolje in Green Meetings Industy Council, ki sta privedla do iniciative izmenjave sprejemljivih praks (APEX) ter do telesa za razvoj mednarodnih standardov ASTM. Ko bodo standardi leta 2011 dokončani, bodo predstavljeni kot natančni, merljivi kriteriji, ki bodo podobni seznamu. Standardi bodo pokrivali devet kategorij: nastanitev, avdio-video in produkcija, komunikacije, destinacije, razstave, hrana in pijače, prizorišče, pisarne na prizorišču in prevoz.
Standardi so bili oblikovani po modelu trenutnih razmer na trgu in nudijo prostor za izboljšave z ocenami od 1 do 4. Prednost teh standardov je, da bodo oblikovani kot uporaben seznam in vodilo, ki mu bo lahko slediti. Standardi pa imajo še dve edinstveni lastnosti, in sicer, da odgovornost razdelijo med ponudniki storitev in organizatorji dogodka in da bodo tako postali osnova za trajnostna srečanja.
Drugi projekt pa je prehod Britanskega standarda 8901 (BS 8901) v standard ISO 20121. BS 8901 obstaja že od leta 2007, ko je bil oblikovan kot proces organizacije trajnostnega srečanja, ter trenutno deluje preko Mednarodne organizacije za standardizacijo kot standard ISO 20121. Standard APEX/ASTM se osredotoča predvsem na kazalnike izvedbe, medtem ko se ISO 20121 nanaša bolj na upravljanje trajnostnih srečanj. To sta komplementarna standarda, vendar delujeta tudi neodvisno.
Tretji projekt v pripravi pa je Global Reporting Initiative (GRI), ki želi okrepiti poročanje o pripravi trajnostnih srečanj. GRI je mednarodni protokol poročanja, ki ga korporacije uporabljajo za poročanje o trajnostnih praksah in procesih.
Vsi ti projektu naj bi bili končani v naslednjih 4 do 18 mesecih, temeljijo na bazi prostovoljstva in imajo naslednje lastnosti: proces temelji na konsenzu prostovoljcev, vsebujejo mednarodne prispevke, vpletenost strokovnjakov izven industrije srečanj ter odzive. Čeprav razvoj standardov poganja povpraševanje industrije, bomo šele videli, kako in v kolikšni meri bodo prešli v uporabo.
Glede na to, da zelena srečanja predstavljajo pametne poslovne prakse, da jih bodo prihajajoči standardi pomagali definirati, zelena srečanja verjetno res predstavljajo prihodnost srečanj. Vsekakor upam, da bomo dočakali dan, ko bodo zelena srečanja tako pogosta, da jih bomo imenovali samo še »srečanja«. To bo preprosto edini način izvedbe srečanja.
Amy Spatrisano
Partners
Media partners
